今日微课堂:文档管理没你想得那么简单!-捷为科技

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今日微课堂:文档管理没你想得那么简单!

  • 2019-05-31

  • 捷为科技

前天我们讲完了项目沟通的重要性,今天讲讲文档管理!

有人可能会问:什么?讲文档管理?文档管理有什么好讲的!一句话总结:不就是把文件打包归类上传!

不不不!项目中的文档管理远没你想得那么简单!不信看下面两个场景:

part 1


 

part 2


以上两段对话是不是似曾相识!这就是文档没有管理好带来的小型混乱!

为啥文档管理出了幺蛾子,会让整个项目组的人分分钟抓狂呢?!

严肃一点来说,在任何一个项目中,知识是最重要的载体(额……太抽象)

掰碎一点来说,文档管理在一个项目中具备非常多的价值,包括但不限于:

● 知识沉淀,避免员工离职,项目进度受影响;信息的传递,可为后期的项目决策提供借鉴!

● 成果验收,文档作为项目交付物,是项目验收的依据,形成闭环!特别是研发类项目,最后的交付物一般为设计图纸等文档。

● 质量控制,特别是在高端制造行业,对项目质量的要求比较严格,需要通过文档控制任务完成!

● 知识安全,保护文档隐私,避免信息泄露!比如,在军工行业,对重要的文档需要进行加密设置,对权限的设置更加严格。

……

原来文档管理需要关注那么多细节啊!不过每天工作这么忙,要管理好真的很耗费心力啊!

朋友,你还在为找不到文件头秃么?你还在担心项目信息泄密么?你还在因为项目质量不过关导致项目需要推倒重做么?

有了iMIS-PM项目管理系统,项目过程文档管理一步管到位!从此再也不用担心项目文档管理混乱,因为找不到项目文档满世界给项目成员打夺命连环call了!

iMIS-PM项目管理系统—项目文档管理模块价值一览:

▲完整地管理项目文档的全生命周期,实时动态查询项目文档状态


▲管理公司知识库目录结构,设置知识文档的多维分类,方便快捷查询知识

▲提供文档模板,快速导入,Office文档和电子表单还可在线编辑,方便快捷

▲项目文档的访问授权,可设置不同角色/人员对文件的只读、下载等不同权限。文档加解锁设置,版本控制等,保证知识的安全性


▲重要项目文档控制任务完成,并可以自动更新关联任务的进度,按质量要求产出过程文档、经验总结和参考

 

▲项目参考方便知识的沉淀利用,降低项目管理知识门槛,减少培训成本

好了!啥也不说了!我要马上去体验了!


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