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为什么你的项目范围总在蔓延

  • 2019-06-28

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项目范围蔓延好比618你本来只想买一个蓝牙音箱,结果逛着逛着,这里点点,那里看看,不小心种草了一大波数码产品,下个月的花呗还款额直逼万元大关!

北京11选5项目范围蔓延有什么坏处?继续上面这个例子,购物预算严重超支,不仅会严重影响接下来的生活质量,如果运气不好再生个小病,相当于一个小型财务困境了。

反映在项目中,项目蔓延会无情地消耗项目资源,影响范围内的工作的有效完成,激化团队矛盾,导致诸如团队加班、PM背锅等情况出现,严重影响团队士气和项目的交付。

没有项目经理喜欢范围蔓延(除非加money),但为啥项目蔓延现象还是难以避免呢?造成项目蔓延的原因,主要是因为:

1、 项目范围描述不清楚

项目范围描述是管理项目范围的第一步,如果这一步没定义清楚,就相当于给项目范围管理埋下了一颗定时炸弹。

举个例子, PM小张在为客户做一个项目管理系统,便于项目管理。这时客户提出,可以增加一个功能用起来更方便,且实现难度也不大,小张就同意了这个请求。客户使用该功能的时候,非常满意!可是好景不长,过一段时间客户又提出了一个新的需求,小张想拒绝,客户马上就有点不开心了,上次不是说加就加了么,这次怎么就加不了呢?小王只能硬着头皮做,后来项目组只能根据用户的新需求不断去开发新的功能。变成了一个无底洞,结果项目不仅没有及时交付,项目成员还累得筋疲力尽,客户还不买账,满盘皆输。

显然,这位项目经理犯了最严重的错误。一开始就没有很明确地界定整个项目的范围,又没有一套完善的变更控制管理流程,在范围没有明确界定的情况下,任由客户怎么说就怎么做,一开始游戏规则没有定好,从而导致整个项目成了一个烂摊子。

2、客户和项目组对写成纸面文件的需求理解不一致

北京11选5在项目中,这种项目蔓延现象更为隐蔽。即由于客户和项目组对需求的理解不一致,在做项目的过程中,需要时不时地做调整、改需求,项目经理被动接受而造成的范围蔓延。

例如,你可能会碰到这样的客户,功能做到一半,结果客户表示“什么?这个功能是这样的么?我们当初说的不是这样的啊!不行,可能需要重新改一下。”

北京11选5碰到这种情况就十分崩溃了,这说明前期的工作做得大都是无用功。这其实也是一种范围蔓延和资源的浪费。别看这只是对原计划的功能进行一些修改,但是这种范围蔓延会耗费大量的时间和资源。要知道在项目中,随意增加哪怕是一小件工作,也会消耗项目资源,给整个项目带来不小的干扰。

那么,在项目执行过程中,如何做好项目范围内的工作,防止范围蔓延呢?

一、项目启动阶段的变更预防

基准文件定义的范围越详细清晰越好。如果需求做得好,文档清晰且又有客户签字,那么后期客户提出的变更就超出了合同范围,需要另外收费。不能让客户养成经常变更的习惯。

在iMIS-PM项目管理系统,可将立项沟通过程的文档:合同、协议、项目说明书文件、对外会议纪要等,上传到系统进行统一管理,作为未来项目决策的文档基准。

二、范围分解

计划明确了,必须采取分解手段把主要可交付成果分成更容易管理的单元,恰当的范围定义对项目成功十分关键,当范围定义不明确时,变更就不可避免地出现,很可能造成返工、延长工期、降低团队士气等一系列不利的后果。

比较常用的方式是以项目进度为依据划分WBS, iMIS-PM项目管理系统中:

(1)可以无限级拆分WBS任务计划,根据项目规模来逐级细分项目的管理颗粒度

(2)项目计划的任何一个任务时间变更,整体计划会自动进行重新计算和更新

(3)通过任务树和甘特图进行管理项目阶段计划:项目任务树可直观显示任务之间的父子关系;甘特图可直观显示任务的先后时间关系

(4) 可以设置项目任务的前后置关系以及项目任务与流程(文档)的进度完成关联关系

既有大的项目成果框架,也能看到每层下面再把工作分解,方便执行过程中发现遗漏或多出的部分,防止项目蔓延。

三、项目实施阶段的需求变更

成功项目和失败项目的区别在于项目的整个过程是否是可控的。项目经理应该树立一个理念——“需求变更是必然的、可控的、有益的”。认真分析每一个变更请求,评估变更可能带来的风险和修改基准文件。设定严格的变更标准。同时必须有一套规范的处理流程。对于需求变更的处理流程应该分以下步骤:提出变更-变更评估-实施变更-需求变更处理流程。

这个流程最大的益处在哪里?变更流程作为一个缓冲,允许真实的变更被注意、记录、追踪,同时现有的工作又不会因此而被扰乱。项目组可以周期性地暂停来吸收最新的需求变更进行更新,同时又不打乱现有的工作节奏。

iMIS-PM项目管理系统,对于需求变更等,也可以通过项目流程进行控制,具体步骤如下:

(1)发起变更申请:根据项目实际情况提出项目计划变更申请表(包含变更事由、时间计划变更、人员计划变更、项目交付物变更等)

(2) 项目变更审批:简单的变更由项目经理审批,复杂的变更需提交预设的变更流程(如财务预算的增加、设计需求变更等)。项目文档可以提交变更。系统将自动生成新的文档版本(文档升级)

(3)支持由责任人录入配置管理表(可自定义),根据企业实际情况,自定义项目变更流程,在项目中发起变更申请流程

(4) 变更历史: 系统可以在项目变更列表中集中显示所有新发起的和审批通过的项目变更请求。

乔布斯曾说过,最重要的决定不是你要做什么,而是你决定不做什么。一个优秀的项目经理从善于掌握主动权,避免项目蔓延开始!

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